解決高校人事檔案問題的對策 ——建立高校聯合人事檔案中心芻議
我要投稿 論文查重 來源:學報編輯部 時間:2019-01-24 瀏覽:
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摘  要:高校人事檔案管理存在體制不科學、專業人員配備不足、不匹配于人事制度改革、利用率不高、管理方式順應大數據時代滯后等問題。文章指出建立高校聯合人事檔案中心是解決問題的對策,并提出建立高校聯合人事檔案中心的基礎。
關 鍵 詞: 高校;人事檔案;聯合人事檔案中心
作  者:王韶頻
單  位:蘇州衛生職業技術學院
正  文:Countermeasures to solve the problems of personnel files in Colleges and Universities ——Discussion on the establishment of joint personnel archives center in Colleges and Universities Wang Shao-pin (Suzhou Vocational Health College, Suzhou Jiangsu, 215009, China) Abstract: The management of personnel archives in colleges and universities has problems such as unscientific system, mismatching the reform of personnel management system, low utilization rate, and lag in compliance in the era of big data. The article pointed out that the establishment of a joint personnel archive center in colleges and universities is a strategy to solve problems, and put forward the foundation for the establishment of a joint personnel archive center in colleges and universities. Key words: college; personnel archives; joint personnel archive center 高校人事檔案是記錄高校教職工工作重要信息的載體,關系到教職工的工齡認定、職稱評定等切身利益;是學校選人用人的基礎,關系到高校全面、正確選聘、選拔人才,是高校人力資源管理工作的效率和質量的直接體現。因此,做好人事檔案管理工作對于高校來說,具有十分重要的意義。然而,高校人事檔案管理工作現狀不理想,存在一些問題,建立高校聯合人事檔案中心是解決問題的對策。 一、高校人事檔案管理存在的問題 1.高校人事檔案管理體制不科學、專業人員配備不足 現行的人事檔案管理體制,是按管理權限和隸屬關系進行管理,人事檔案管理的最終目的就是服務于本單位的人事檔案管理實踐。高校對本單位人事檔案進行永久保存,并服務于本單位。但高校的類別多,部屬、省屬、市屬等隸屬關系不同,人事檔案管理的監管主體不同,有些高校會易成為上級監管的中空地帶,造成高校對人事檔案管理自主性較強,標準化、規范化難以真正落實,管理上存在漏洞。 2. 高校人事制度改革與人事檔案管理存在矛盾 隨著我國人事制度的改革和高校教育改革的深化,高校人才流動頻繁、引進人才方式多樣化等使高校人事檔案管理工作面臨更多挑戰。一是高水平、高層次人才“跳槽”,高校之間相互“挖墻腳”的現象時有發生,一旦個人流動要求與單位意見發生分歧時, 就會產生“棄檔”、“死檔”現象,為了吸引人才,高校會采取新建人事檔案或不要人事檔案的方法,導致形成“一人多檔”或“有人無檔”,客觀上造成高校人事檔案管理工作的難度。 二是由于高校招聘人員類別多樣化,給高校人事檔案管理帶來困難。目前高校通常做法是編內人士建檔,編外教職工檔案在入校時就不予接收個人人事檔案,不利于所有教職工檔案的完整性。 3.高校人事檔案利用率不高,管理方式順應大數據環境明顯滯后 在目前的管理體制下,人事檔案歸單位所有,高校在使用人事檔案上有無限權力,而個人對自己的檔案信息沒有知情權更沒使用權,這種“死的物”來管理“活的人”,是一個矛盾點,也是人事檔案利用率不高的根本原因。目前人事檔案利用中對有職級的干部檔案利用率相對高,但是絕大多數教職工檔案處于睡眠狀態。大部分人事檔案都是到所涉及人員退休時才發揮其作為計算工資工齡的作用。 但是隨著“互聯網+”大數據時代的到來,數據資源整合,提高利用率,是必然發展趨勢。剛所提到的大部分人事檔案只發揮計算退休工資的憑證,也可能直接被社保系統等大數據取代,這會導致“人事檔案無用”。事實上,人事檔案作為承載個人信息的重要載體,應該順應大數據時代的發展,人事檔案改革、人事檔案信息化將是發展趨勢。 二、建立高校聯合人事檔案中心是解決問題的對策 高校聯合人事檔案中心是指某區域內專門保管高校人事檔案的基地,打破各類院校隸屬關系的壁壘,以地區為單位來建立,是一種集約化管理模式,有利于解決高校人事檔案管理工作的問題,有利于長遠發展。 1.有利于提高高校人事檔案管理效率,提高規范化專業化水平,控制管理成本 一是高校聯合人事檔案中心作為專業的人事檔案管理機構,根據《干部檔案工作條例》配備專業技術人員、庫房、設備等,按照上級主管部門的要求,做到高校人事檔案管理的標準化和規范化。二是高校聯合人事檔案中心的建立利于高校降低管理人事檔案的成本,專業的事交給專業的機構和人員辦理,利于提高效率、降低成本、提高品質。三是高校聯合人事檔案中心的建立利于降低高校管理人事檔案的風險,在前幾年的人事檔案專項審核中,發現了虛假、亂改等很多問題,這些問題存在歸根結底是由于人事檔案工作的不規范、隨意性帶來的,高校人事檔案如果能托管到專業機構進行管理,從一定程度上轉嫁管理風險。 2.有利于應對高校人事制度改革的深入推進 高校人事制度改革的深入推進,人才流動日益頻繁,各種用工方式并存,這導致教職工檔案的差異化管理。一般高校只管“編內”教職工檔案,“編外”教職工檔案有些在人才交流中心,有些都不知去向。但隨著高校逐步取消編制的趨勢,應該改變現有的差異化管理方式。高校聯合人事檔案中心的建立,可以統籌管理高校教職工,取消差異性管理方式。高校聯合人事檔案中心應為各高校建立全宗,收集整理該高校所有聘用的教職工檔案。同時高校人才在地區內流動只需要在全宗間做相應轉移,降低棄檔或丟檔的風險。 3.有利于“互聯網+”時代下大數據整合和開發利用 “互聯網+”時代下大數據的整合和開發利用,需要平臺與信息化為基礎。從現狀來看,目前一些高校尤其是高職院校相對規模較小,投入人力財力有限,同時高校對本單位的人事檔案具有所有權,管理思想偏保守,信息化程度不高,不具備將人事檔案納入大數據管理的條件。高校聯合人事檔案中心的建立利于將整體人事檔案信息推進信息化管理,為大數據整合開發提供奠定基礎。 三、建立高校聯合人事檔案中心的前提和基礎 1. 更新理念,改變管理工作方式 建立高校聯合人事檔案中心實質就是給各高校人事檔案管理工作提供外包服務,并且逐步提高人事檔案信息化水平,用大數據視角進行人事檔案管理信息收集、整理、審核、利用,使高校對本單位人事檔案具有絕對所有權的理念淡化。這與現行高校人事檔案管理具有很大理念差異,高校難免會有諸多問號,如這樣的管理方式會不會使本單位人事檔案信息不安全、信息不準確、利用權限會不會受限制等。 2. 打破壁壘,明確行政隸屬關系 高校聯合人事檔案中心應打破不同類型高校的壁壘,以地區為單位建立。以地區為單位優勢在于地理位置相對近,便于移交材料、提供利用。高校聯合人事檔案中心存放多個高校的人事檔案,如果由多個高校共同管理,必然會導致多頭管理,著手解決問題過程緩慢,因此,應該由主管人事檔案或教育的行政管理部門來建立。具體來說可由地方人力資源與社會保障局或是組織部門來主導建立,由主導建立的部門進行頂層設計、配置人員,選擇場地,并進行考核監管,各高校負有配合收集檔案及平時材料的義務,并應支付一定的托管經費。 建立高校聯合人事檔案中心力求解決高校人事檔案管理中存在的問題,建立的可行性、規格規模、主管單位等需要進一步研究。 參考文獻 [1]戴玲,彭長根.基于大數據的干部人事檔案審核與監管機制[J].檔案與建設,2017(6):31-34. [2]張麗娜.大數據時代高校人事檔案信息化建設的問題與對策[J].山西檔案,2017(2):71-73. [3]任南竹.高校人事檔案管理改革探索——基于對高校人才“棄檔”問題的分析[J].經營與管理,2017(2):158-160. [4]安瑩瑩.新形勢下地方高校人事檔案改革淺析[J].檔案管理,2016(4):56-57.

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